Información general
5. Cumplimiento normativo y transparencia
Dado que ARPHO es una organización empresarial, las normas y reglamentos de la Unión Europea y sus Estados miembros en materia de competencia y antimonopolio se aplican a todas las reuniones y actividades de la asociación.
ARPHO tiene directrices generales de cumplimiento, que se incluyen en el orden del día de cada reunión.
Estas directrices deben recordarse a los miembros y participantes en las reuniones de la asociación, siempre que sea conveniente.
ARPHO también tiene una política de transparencia, que permite a cualquier miembro o delegado de cualquier empresa asociada, tener acceso a sus reuniones y a su documentación.
Esto significa que la persona que se solicita acceso podrá participar en cualquiera de los grupos de trabajo o revisar la documentación relacionada, aunque no sea un participante habitual.
Por razones prácticas, esta oportunidad de participar está limitada por las limitaciones organizativas que puedan aplicarse. Por ejemplo, la limitación del número de personas en una sala de reuniones específica, el acceso limitado a los documentos de propiedad exclusiva preparados por terceros,…
6. Grupos y subgrupos de trabajo permanentes
Para los temas recurrentes y los de carácter general, ARPHO crea grupos de trabajo permanentes.
Estos grupos están destinados a permanecer en la organización, aunque no estén activos en un momento determinado (ya sea después de la finalización de un entregable o mientras esperan para empezar a trabajar).
ARPHO tiene también un Comité Técnico permanente, que generalmente estará coordinado por el Presidente de la asociación.
La función del Comité Técnico es ocuparse de cualquier asunto técnico que no esté incluido en ninguno de los grupos de trabajo existentes.
El Comité Técnico puede actuar como resultado de una urgencia (por ejemplo, en caso de un accidente, para proporcionar asesoramiento) o como para tratar temas técnicos generales o transversales propuestos por los miembros.
Siguiendo los criterios organizativos de las entidades normalizadoras (UNE, CEN, ISO,…), siempre que sea necesario, un grupo de trabajo puede tener también subgrupos.
La razón de tener esta estructura (grupo/subgrupo) es facilitar la organización de la información y aumentar la participación. Estos subgrupos también pueden ser permanentes o temporales.
7. Grupos y subgrupos de trabajo temporales
En algunos casos, puede haber algunos grupos o subgrupos creados para tratar un problema específico o para producir un producto/entregable específico.
Cuando se logre el trabajo para ese objetivo específico, el grupo o subgrupo de trabajo detendrá su actividad, guardando el registro de todas las reuniones y tareas.
8. Plan de trabajo y tipos de actividades
Para facilitar la participación y simplificar el impacto en el calendario de los voluntarios, ARPHO cuenta con un plan de trabajo anual.
Las fechas de las principales reuniones y webinars está disponible en la web de la asociación:
Si es necesario, los grupos o subgrupos de trabajo pueden celebrar más reuniones internas o intercambiar trabajo entre los miembros con correos electrónicos o cualquier otra forma de comunicación.
Las reuniones se harán con una plataforma en línea proporcionada por el Secretariado de ARPHO , que permite la participación con cámara web de todos los participantes y compartir la pantalla para cualquier propósito que se necesite.
Los webinars son más bien una sesión de presentación, con hasta 3 ponentes, que comparten diapositivas/videos/imágenes con los participantes.
Las presentaciones para los webinars deben entregarse antes de la sesión, y los ponentes deberán hacer una prueba completa de su presentación antes de que ésta se ponga en marcha. Esta prueba tiene dos propósitos: dar a los ponentes la oportunidad de familiarizarse con la plataforma de webinars y verificar que la presentación no incluya contenidos comerciales.
Todos los webinars serán grabados y sus presentaciones se transformarán en una sesión temática, que se incorporará a la Academia de la asociación.
Por razones prácticas y para evitar malentendidos, las reuniones de los grupos de trabajo se intentarán celebrar siempre el mismo día de la semana en horario de mañana (de 09:00h a 10:30h) y los webinars se intentarán celebrar siempre en otro día de la semana, siempre el mismo, en horario de tarde (de 16:30h a 17:30h).
9. Coordinadores y presentación de informes a la Junta Directiva
Aunque los grupos/subgrupos de trabajo están abiertos a la participación de cualquier persona interesada, deben contar con el liderazgo de especialistas en la materia.
Además, por razones prácticas, cada grupo/subgrupo de trabajo debería tener un coordinador. Esta función puede compartirse entre dos personas si es necesario.
Se le pedirá al coordinador que informe a la Junta Directiva de ARPHO cuando sea necesario.
Generalmente, el coordinador será invitado a las reuniones de la Junta Directiva de ARPHO , para informar y compartir cualquier comentario/necesidad que el grupo/subgrupo pueda tener.
